Was sind Workflows?
Automatisierte Kategorisierung und Datenextraktion verstehen.
Workflows helfen Ihnen dabei, große Mengen an Dokumenten automatisch zu verarbeiten. Anstatt jedes Dokument einzeln zu lesen und von Hand auszuwerten, übernimmt die KI von Respeak diese Arbeit für Sie.
Was kann ein Workflow?
Ein Workflow bietet Ihnen zwei Funktionen, die Sie einzeln oder zusammen nutzen können:
Kategorisierung
Die KI liest Ihre Dokumente und ordnet sie automatisch den passenden Kategorien zu. Sie legen vorher fest, welche Kategorien es gibt - zum Beispiel "Rechnung", "Vertrag" oder "Antrag". Die KI entscheidet dann für jedes Dokument, in welche Kategorie es gehört.
Extraktion
Die KI liest Ihre Dokumente und trägt bestimmte Informationen in eine Tabelle ein. Sie legen vorher fest, welche Spalten die Tabelle haben soll - zum Beispiel "Absender", "Datum" oder "Betrag". Die KI sucht diese Informationen dann in jedem Dokument und füllt die Tabelle automatisch aus.
Beides kombiniert
Wenn Sie beide Funktionen zusammen nutzen, werden Ihre Dokumente in einem Schritt sowohl einer Kategorie zugeordnet als auch tabellarisch ausgewertet.
Ein typisches Beispiel
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten 200 Anträge per E-Mail. Mit einem Workflow können Sie alle Anträge automatisch nach Thema sortieren lassen (z.B. "Bauantrag", "Förderantrag", "Beschwerden"), gleichzeitig wichtige Felder wie Name, Datum und Anliegen in eine Tabelle extrahieren und die Ergebnisse anschließend als CSV-Datei herunterladen und weiterverarbeiten. Das spart Ihnen Stunden an manueller Arbeit.
Wie läuft ein Workflow ab?
Jeder Workflow folgt drei einfachen Schritten:
Einrichten
Wählen Sie eine Konfiguration aus oder erstellen Sie eine neue. Darin legen Sie fest, welche Kategorien und Spalten verwendet werden sollen.
Hochladen
Laden Sie die Dokumente hoch, die verarbeitet werden sollen.
Verarbeiten
Starten Sie die Verarbeitung. Die KI arbeitet alle Dokumente ab und zeigt Ihnen den Fortschritt in Echtzeit an.
Danach können Sie die Ergebnisse direkt in Respeak einsehen oder als CSV-Datei exportieren.
Wo finde ich die Workflows?
Sie finden die Workflows im Hauptmenü unter Workflows. Dort sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Workflow-Typen und können direkt loslegen.
Rollen und Berechtigungen
Der Zugriff auf Workflows wird über eine eigene Workflow-Rolle gesteuert. Standardmäßig leitet sich die Workflow-Rolle jedes Benutzers aus seiner Rolle im Arbeitsbereich ab:
Rolle im Arbeitsbereich | Workflow-Rolle |
|---|---|
Eigentümer / Administrator | Workflow-Administrator |
Mitglied / Editor | Workflow-Mitglied |
Betrachter | Workflow-Betrachter |
Administratoren des Arbeitsbereichs können die Workflow-Rolle für einzelne Personen auch gezielt im Berechtigungs-Panel anpassen (siehe Benutzer einladen & Rollen zuweisen).
Die folgende Tabelle zeigt, welche Aktionen jede Rolle ausführen darf:
Aktion | Betrachter | Mitglied | Administrator |
|---|---|---|---|
Workflow-Liste und einzelne Workflows öffnen | ✓ | ✓ | ✓ |
Einrichtungs-Bereich ansehen (Konfigurationen, Kategorien, Spalten) | ✓ | ✓ | ✓ |
Dokumente hochladen und Verarbeitung starten | — | ✓ | ✓ |
Workflow-Ergebnisse ansehen | — | ✓ | ✓ |
Konfigurationen anlegen, bearbeiten oder löschen | — | — | ✓ |
Kategorien und Extraktionsspalten anlegen, bearbeiten oder löschen | — | — | ✓ |
Fehlt einem Benutzer die nötige Berechtigung für eine Aktion, ist der entsprechende Button deaktiviert und ein Tooltip erklärt, welche Berechtigung fehlt.